Společnost MxB přešla z několika samostatných systémů na jednotné řešení postavené na Microsoft Business Central. Jaký mělo zavedení systému přínos pro účetní i management? A co všechno je možné díky novým nástrojům propojit?

Co bylo zadání?

Společnost MxB hledala cestu, jak sjednotit svá dosavadní řešení. Používala samostatné nástroje jako Pohoda, Excel, Outlook nebo vlastní CRM systém. Tyto nástroje však nebyly propojené a komplikovaly orientaci v datech i každodenní provoz. Cílem bylo vytvořit přehledné a jednotné prostředí, kde bude mít každý uživatel přístup ke všem klíčovým informacím z jednoho místa.

Jaké řešení bylo zvoleno?

• Microsoft Business Central jako hlavní ERP systém

• Power Apps pro vlastní interní rozhraní

• Power BI pro reporting a analýzy

• Document Capture pro vytěžování faktur

• Microsoft Teams pro interní komunikaci a schvalování

• Copilot (AI agenti) pro zjednodušení rutinních účetních operací

Co se změnilo?

• Účetní pracují v jednotném prostředí, bez nutnosti přepisovat informace mezi systémy

• Faktury se zpracovávají automatizovaně, včetně zaúčtování

• Manažeři mají k dispozici aktuální data bez nutnosti čekání nebo kopírování

• Všechny klíčové informace jsou dostupné z jednoho místa

Zkušenosti z účetní praxe: „6 tipů od Aleny“

Přechod na nový systém přináší i praktické změny v každodenní práci účetních.
Alena Zapletalová, ERP konzultantka v naší společnosti Essence, sdílí několik doporučení z praxe, která mohou firmám usnadnit start s Business Central:

1. Interní doklady
   V Business Central se účtuje přímo na účet, bez nutnosti nastavovat předkontaci včetně DPH.

2. DPH a přenesená daňová povinnost
   Po zaúčtování faktury systém sám zařídí výkazy, není potřeba tvořit interní doklad.

3. Zahraniční DPH a OSS
   Systém umožňuje vystavovat faktury v různých sazbách DPH podle země. Podklady se rovnou propisují do správných výkazů.

4. Zálohy
   Po úhradě zálohové faktury stačí potvrdit spárování. Další doklady není třeba vytvářet.

5. Zásoby
   Business Central automaticky rozúčtovává náklady (např. na dopravu) – bez nutnosti ručního zadávání.

6. Cizí měna

• Pořizování dokladů v jakékoliv cizí měně s automatickým přepočtem podle platného směnného kurzu
• Překurzování pokladny, bankovních účtu, závazků a pohledávek (nebo pouze jednoho účtu z účetní osnovy) v průběhu nebo na konci fiskálního roku. BC se sám postará o překurzování s použitím správného směnného kurzu k poslednímu dni daného období.
• Účtování zápisů v hlavní měně (např. CZK) a přídavné měně (např. EUR). Uživatel tak může správně vykazovat účetní pohyby v hlavní měně a současně i v měně mateřské společnosti. Pravidelné reporty pak nejsou pro účetní žádný problém.

Kam dál?

Společnost MxB plánuje další rozvoj – klientské zóny, online přístup k reportům nebo větší zapojení umělé inteligence při zpracování dokladů. Přechod probíhá postupně, s důrazem na kvalitu a podporu uživatelů.

Poslechněte si celý rozhovor: YouTube