Document management system (DMS)

Essence řešení pro elektronický oběh dokumentů a digitalizovaných souborů je založené na produktu MS Sharepoint (server nebo online).

Představuje kompletní zabezpečení Správy, Klasifikace, Uložení , Třídění,  Oběhu a Archivace veškerých firemních dokumentů  včetně volitelného napojení oběhu účetních dokladů na ERP (MS Dynamics NAV nebo Dynamics 365 BC).

Implementací DMS aplikace získá zákazník možnost využít potenciálu elektronického zpracování dokumentů a s ním související automatizace procesů k úspoře práce, zjednodušení přístupu k informacím a zefektivnění pracovních procesů ve firmě.

Jednoduchý přístup bez ohledu na místo, kde se nacházíte a jaké zařízení k přístupu používáte (zda stolní počítač, telefon, tablet nebo Mac).

Systém je plně integrován s dalšími MS produkty nejen z řady Dynamics 365 a produktů Office 365.

 

Hlavní rysy DMS aplikace MS Sharepoint

  • rychlost přístupu – cílem systému DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez rozdílu na jejich umístění, status a formát
  • ektivita dohledání – plnotextové vyhledávání je velkým pomocníkem při dohledávání i v rámci obsahu jednotlivých dokumentů.
  • sdílená práce nad jedním dokumentem – více uživatelů může spravovat tentýž soubor.
  • bezpečnost – DMS umožňuje aktuální dokumenty nejen rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů.
  • minimalizace rizika ztráty dokumentů
  • přehlednost a Archiv – umožňují organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů v organizaci.
  • workflow a Autorizace – nedílnou součástí DMS je systém autorizace/připomínkování dokumentů ve společnosti.
  • otevřenost – umožňuje začlenění dalších modulů a procesů ve společnosti, například elektronická autorizace plateb.
  • napojení na ERP – propojení správy a zpracování dokumentů s účetním softwarem firmy – přímé napojení například  na MS Dynamics NAV nebo Dynamics 365 BC,  kde oba systémy jsou oboustranně propojeny a dochází ke sdílení dat mezi těmito platformami.