Jak vedeme projekty (Essentials Seven)

Metodika Essential Seven vychází z více než 10 let zkušenosti v 10 zemích světa a je založena na mezinárodně uznávaných postupech Prince 2 a OnTarget společnosti Microsoft.

Hlavní přínosy metodiky Essential Seven

Essential Seven je navržena tak, aby byly naplněny jak požadavky IT specialistů na plynulý, bezproblémový průběh implementace, tak i požadavky manažerů na přínosy výsledného informačního systému. Hlavní přínosy metodiky Essential Seven lze rozdělit do dvou oblastí:

1. Vliv Essential Seven v oblasti implementace:

  • implementace informačního systému včas (díky precizně řízenému odzkoušenému procesu implementace)
  • implementace v požadovaném rozsahu (díky podrobné IT i business analýze)
  • implementace bez překročení rozpočtu
  • plynulý přechod na nový systém, minimalizace rizik spojených s novým systémem.

2. Přínosy metodiky Essential Seven na společnost po dokončení implementace:

  • zefektivnění procesů založených na informačním systému
  • úspory nákladů plynoucích ze zefektivněných procesů
  • snadný přístup k datům a tvorbě analýz
  • snazší řízení firemních procesů založených na novém informačním systému
  • nárůst obratu (efektivnější CRM a komunikace s klienty, rychlejší logistika, kvalitnější produkce)
  • rychlejší rozvoj společnosti (management může trávit méně času na statických problémech a může se soustředit na strategický rozvoj).

Jak vypadá proces implemenace

Abychom těchto cílů dosahovali, Essentials Seven rozpracovává proces implementace do těchto 7 základních kroků:

Velmi důležitou součástí Essential Seven je Řízení změn a rizik. Díky nim můžeme klientovi zaručit, že průběh implementace proběhne bez problémů a výsledný systém bude odpovídat požadavkům klienta.

Stručná avšak efektivní Diagnostika je první etapou metodiky Essential Seven. Probíhá ještě před uzavřením závazné smlouvy. Tato fáze je zárukou toho, že podaná nabídka i návrh smlouvy jsou realistické a že vhodně řeší požadavky vaší společnosti na nový informační systém.

Diagnostika

V rámci Diagnostiky vytvoříme Business Case, neboli ekonomický plán realizace projektu. Pomocí něj můžeme stanovit, zda je projekt vymezený zadanými požadavky úspěšně realizovatelný a zda je rozpočet realistický.

Díky této první (pre-sale) fázi naší implementace jsme nemuseli ani jeden z našich projektů nechat nedokončený.

Jak v projektu pokračujeme?

» Přejít na krok 2 –Kick off meeting

Postupné kroky

Postupné kroky jsou:

  • formulování vize – hlavní cíle a přínosy implementace nového systému
  • definice hlavních rizik a způsobů jejich řízení
  • vypracování plánu implementace.

Již v této fázi budete komunikovat s konzultanty (tedy nejen s obchodníky, jak je zvykem u některých konkurentů) – se specialisty, kteří znají produkt a reálně ohodnotí možnosti.

Kick off meeting

Po podepsání smlouvy je zorganizován Kick off meeting (úvodní schůzka), který zaručuje, že projekt začíná v kontrolované a organizované podobě.

Výstupem tohoto meetingu je dokument zvaný Zakládací listina projektu (PID), který slouží jako podklad pro další pokračování projektu.

Schválení a dokončení dokumentu „Zakládací listina projektu (PID)“ je podstatné pro uskutečnění dalších kroků projektu.

Dokument Zákládací listina projektu obsahuje :

  • Účely a cíle projektu
  • Organizace a kontrola projektu
  • Členové projektového týmu včetně kontaktů
  • Požadavky na zdroje klienta
  • Funkční rozsah
  • Rizika a sporné otázky (problémy) projektu
  • Přístup, rozfázování a klíčové milníky projektu

Analýza (workshopy, business modeling, FRD)

Třetí etapou Essential Seven je Analýza. Cílem je konkretizovat vizi z Kick off meetingu .

V rámci této etapy proběhnou tyto kroky:

  • Workshopy
  • Business modeling
  • Vypracování a odsouhlasení dokumentů (zejména FRD)

Workshopy | konkretizace požadavků zákazníka

Nejvíce času u workshopů věnujeme procházením aplikace Microsoft Dynamics. S použitím kontrolního seznamu identifikujeme ty oblasti, které potřebují úpravy (Gap-fit analýza – které požadavky jsou řešeny našim standardním řešením a které budou vyžadovat programovou změnu).

Cílem workshopů je také zjistit požadavky na:

  • migraci dat ze starých systémů
  • integraci s externími systémy
  • IT infrastrukturu, její optimalizace
  • výstupy (reporty, analýzy).

Business modeling | podstata efektivního systému

Business modeling je zásadním krokem pro vytvoření efektivního informačního systému, který bude přispívat k rychlejšímu růstu společnosti, úspoře nákladů, zefektivnění podnikových procesů a snazšímu řízení firmy.

Na základě našich mnohaletých zkušeností s návrhy dobrých informačních systémů si velmi dobře uvědomujeme důležitost business modelingu a této fázi dáváme vysokou prioritu.

Během konzultací se seznámíme s existujícími procesy u zákazníka a s požadavky na jejich vylepšení. Současně představíme možné změny procesů, které dle našich dlouholetých zkušeností zlepší výkonnost zákazníka.

Výsledkem konzultací a dohody se zákazníkem je konkrétní seznam, který popisuje cílový stav business procesů pro řešené oblasti.

Vypracování a odsouhlasení dokumentů | roadmap

Výstupy ze všech workshopů a konzultací podnikových procesů budou podrobně zdokumentovány. Společnost Essence International poté předloží zákazníkovi k odsouhlasení následující dokumenty:

Dokument funkčních požadavků (FRD)

Minimální požadavky na funkčnosti

  • Návrh efektivních business procesů
  • Analýza potřeb pro školení
  • Detailní plán realizace
  • Aktualizované přehledy rizik a problémů.
  • Formální odsouhlasení všech dokumentů je nutná před zahájením fáze Návrhu.

Návrh

V rámci Návrhu převedeme požadavky zjištěné analýzou do konkrétní podoby našeho řešení.

Hlavní prvky jsou:

  • Návrh programových úprav systému
  • Návrh nastavení systému
  • Plán migrace dat
  • Plán instalace programového vybavení
  • Plán integrace s okolními systémy
  • Kritéria akceptace
  • Testovací plány.

Vývoj

Během fáze Vývoje se řeší tři klíčové úlohy:

  • Vývoj modifikací, testování zdokumentování navržených programových úprav systému.
  • Naprogramování převodů / migrace dat, procedury pro přechod na nový systém.
  • Vývoj a testování integrace s externími systémy.

Při dokončování každého z těchto úkolů budou konzultanti společnosti Essence úzce spolupracovat se zaměstnanci klienta.

Všechny modifikace systému Microsoft Dynamics jsou programovány s použitím těch nejlepších praktických zkušeností („best practice“) společnosti Essence, které jsou základem pro podporu kvality v obecném smyslu, a které jsou navrženy s ohledem na dosažení těchto ukazatelů kvality :

  • Je patrno naplnění požadavků zákazníka
  • Systém lze snadno udržovat
  • Systém lze dále upravovat a aktualizovat

Implementace

V rámci fáze Implementace nainstalujeme potřebný software na servery i pracovní stanice. Nastavíme uživatelské práva k systému tak, aby všichni mohli pracovat a nikdo nemohl změnit nebo číst oblasti, které nepotřebuje.

V této fázi probíhá rovněž vyškolení uživatelů tak, aby byli schopni samostatného používání systému po rozběhu. Další důležité činnosti:

  • Převedení dat ze starých systémů (aktuální data potom ještě jednou těsně před rozjezdem)
  • Nastavení systému podle domluvených požadavků (obchodní, účetní, výrobní, logistické a další procesy)
  • Propojení externích systémů
  • Nastavení testovacího prostředí
  • Nastavení manažerských výstupů
  • Vyškolení uživatelů
  • Zákazník je požádán, aby sestavil Plány uživatelského akceptačního testu.
  • Uživatelské testování a zpětná vazba.

Před ukončením fáze Implementace se za pomocí „Go-live review“ ujistíme, že zákazník je dostatečně připravený na nový systém.

Go-live

KVALITNÍ PROCESY ŘEŠENÍ PŘÍPADNÝCH PROBLÉMŮ

Cílem závěrečné fáze metodiky Essential Seven Go-live je zajistit snadný přechod na nový systém a přitom minimalizovat zásah do obchodních aktivit zákazníka.

Fáze ostrého rozjezdu (Go-live) bude využívat procesy a procedury, které byly schváleny v předchozích fázích.

Hlavními kroky jsou:

  • Statická data budou převedena do nového systému.
  • V případě potřeby budou navedena transakční data.
  • Implementační team Essence je připraven řešit v nejkratší možné době případné problémy na straně zákazníka.
  • Pomáháme zákazníkovi, pokud někteří jeho zaměstnanci nedokáži na poprvé zvládat jednotlivé procesy sami.
  • Jsme vždy k dispozici.

V záloze budou připraveny rezervní plány, aby se předešlo případným problémům po ostrém rozjezdu systému.

Po rozjezdu systému bývá v Essence obvyklé, že několik prvních týdnů jsou naši konzultanti na místě a pomáhají s pořizováním prvních dokladů, nebo s prvním spuštěním komplikovanějších operací (uzávěrky, přiznání k DPH, synchronizace). Tím se ujistíme, že systém je používán správně a data v něm zachycují realitu.

Po fázi ostrého rozjezdu (go- live), která byla provedena za pomoci projektového týmu, a po dohodnuté době intenzivní (poimplementační) podpory bude odpovědnost za systém přesunuta na dohodnutou úroveň supportu.

Rozjezdem samozřejmě spolupráce nekončí, samozřejmostí je i uživatelská podpora po implementaci formou hotline, e-mailového nebo webového supportu. Naši konzultanti jsou stále připraveni pomoci řešit jakékoliv obtížné situace, nebo reagovat na změny či nové požadavky.

Tento projekt vznikl za podpory Národního plánu obnovy – Nástroj pro oživení a odolnost (Recovery and Resilience Facility)