Nejčastější bolesti firem a jak je řešíme | ERP, procesy a data

1. Špatná podpora od dodavatele / technologický dluh

Často se stává, že implementační partner odvede základní práci, systém spustí – a zmizí. Firma pak zůstane sama. Po nějaké době zjistí, že už nemá aktualizace, neví, co systém dělá, a začíná žít s něčím, co je spíš břemeno než pomoc. My tomu říkáme technologický dluh.

Může samozřejmě jít i o situace, kdy dodavatel nezmizí, ale neposkytuje dostatečnou podporu, dlouho řeší chyby, nebo systém není dále rozvíjen. Nebo situace, kdy firma přechází z jednoho dodavatele na jiného, protože původní partner nezvládl růst nebo změnu. Výsledkem je frustrace, nedostatečné využití systému, vyšší náklady, chaos.

Když přebíráme takového klienta, začínáme auditem. Zmapujeme stav, nastavíme komunikaci a dlouhodobou podporu a servis i po implementaci – „Implementací naše práce nekončí, ale teprve začíná“.

Pomáhá nám i náš zákaznický portál – klient vidí všechny požadavky, jejich stav i fakturaci. Pro podporu stávajících klientů máme dedikovaný tým zaměstnanců s propracovaným systémem supportu.

Naším cílem je, aby firma měla z ERP zase jistotu a ne nejistotu.

2. Nejasné procesy a nepřipravenost na změnu

Firmy často chtějí nový systém, ale vlastně neví, jak fungují. Každé oddělení má jiný postup, každý člověk jiný excel. A pak se diví, že implementace je složitá. ERP jen zrcadlí to, co ve firmě je – a pokud je to chaos, zrcadlí chaos.

Firma vstupuje do projektu bez jasného popisu, jak fungují a ještě lépe, jak by měly v budoucnu fungovat její procesy. Řešení pak nemusí odpovídat realitě. To je velmi často uváděné riziko projektů. Současně procesy často zůstávají doménou minulosti, jsou pracně provázané, nebo rozdílné mezi odděleními – přenáší se složitost a neefektivita.

My začínáme procesní diagnostikou – workshopy s klíčovými lidmi. Zmapujeme, co funguje a co ne. Teprve pak navrhujeme systém tak, aby procesy zjednodušil a sjednotil.

A toto mapování zahajujeme nad konkrétními kompletními řešeními, neděláme tedy analýzu jen v diskusích, ale ukazujeme konkrétní řešení pro daný segment, pro všechny části firmy, a bavíme se jak by mohlo požadavky naplnit, případně co v něm upravit.

Tedy spolu s klientem dotváříme konkrétní popis optimalizovaných procesů. Toto upravené řešení pak může růst spolu s firmou a reagovat i na budoucí změny jejích procesů.

3. Odpor ke změně / nízké zapojení uživatelů

Další bolest je čistě lidská – odpor ke změně. Proč je to tak těžké? Změna v ERP znamená změnu v práci. Lidé se bojí, že přijdou o jistoty nebo že nový systém je bude brzdit.

ERP projekty nejsou jen technické – mění se práce lidí, návyky, odpovědnosti. Pokud uživatelé nevědí smysl, nemají odpovědi na otázky „proč“ a „jak“, nastupuje odpor, nízká adopce. Výsledkem je, že systém je používán částečně nebo nesprávně.

A jak jim pomáháme ten strach překonat?

Děláme workshopy, školení, máme pilotní uživatele – takové ambasadory změny. Hlavní je otevřená komunikace. Říkáme pravdu, vysvětlujeme proč a jak se věci mění.

V Essence vnímáme, že ERP projekt je hlavně projekt změny lidského chování. Technologie je až nástroj.

Náš přístup je partnerství, porozumění – což znamená, že akcentujeme zapojení lidí a procesů, ne jen výměnu technologií. Současně máme kvalitní podporu po implementaci, školení, servisní portál.

4. Nekompatibilní systémy a technologický mix

Je běžné, že firma má systém na sklad, jiný na faktury, třetí na projekty – a každý má svou databázi. Lidé pak píšou reporty ručně v Excelu a nemají aktuální přehled.

Obecně firma má více systémů, špatné propojení, data jsou roztříštěná, nebo nasazené řešení neporoste s firmou. A systém, který neumožňuje růst, ztrácí relevantnost.

Jak to řešíme v Essence?

Stavíme na Microsoft Dynamics 365 Business Central – je to platforma, která umožňuje propojit všechny části firmy a přitom růst. Všechno je v cloudu, synchronizované, škálovatelné, bez nutnosti dlouhých aktualizací. Automatizace procesů a toků dat mezi systémy snižuje potřebu manuálních úkonů a minimalizuje duplicitní práci.

Navíc máme vlastní produkty a frameworky, které umožňují rychle napojit třetí systémy. A to vše na platformě Microsoftu, která nabízí mnoho produktů integrovaných, nebo připravených k integraci.

5. Nízká kvalita dat a chybějící reporting

Poslední bolest – data. Všichni je mají, nikdo jim nevěří. Firmy mají plné systémy dat, ale když se zeptáte na ziskovost produktu nebo zakázky, nikdo to neví.

I když systém běží, data mohou být neúplná, nekonzistentní, což znemožňuje reportování a rozhodování. Nebo nejsou dostupná v reálném čase.

Jak s tím pracujeme my?

Pomáháme s čištěním dat a nastavením reportingu. V našich řešeních je součástí manažerský reporting v reálném čase. Nemusíte čekat, až vám někdo připraví podklady – reporty pro jednotlivé role jsou dostupné aktuální a online.

Data se validují, migrují a nastavují tak, aby byla konzistentní a mohla být spolehlivým základem rozhodování. Navíc uživatelé komunikují nad procesy přímo v systému, nic není skryto ani se nemůže ztratit.

Říkáme, že ERP je jako motor – a data jsou palivo. Když je špatné, motor nepojede. ERP není jen o účetnictví, je to o komplexním řízení firem, což vyžaduje správná data ve správný čas.

6. Jak udržet investice do ERP pod kontrolou (a přitom systém rozvíjet)

Poslední bolest, o které bych se chtěl dnes pobavit, se netýká ani lidí, ani dat – ale peněz. Každý, kdo někdy implementoval ERP, ví, že rozpočet je ošemetná věc.

Častěji, než by se mohlo zdát. Firmy obvykle začnou s jasným rozpočtem, ale v průběhu projektu se ukáže spousta „drobností“ – úpravy, integrace, doplňky, které nebyly na začátku vidět.

K tomu se přidá slabá komunikace, chybějící řízení změn, a najednou se původní rozpočet rozplývá. A přitom nejde o to, že by ERP bylo drahé – jde o to, že není řízené.

Základ je transparentnost a předvídatelnost.

Už při nabídce jasně rozdělujeme projekt na etapy – analýza, implementace, testování, podpora. Každá má svůj rozpočet a jasné výstupy. Klient přesně ví, co dostane a za co platí.

V průběhu používáme náš zákaznický portál, kde vidí všechny požadavky, jejich stav i náklady – v reálném čase. A pokud se během projektu něco mění, vždy to komunikujeme předem – žádná překvapení.

ERP projekt musí být řízen stejně jako jakýkoli jiný projekt investičního typu. U nás se navíc snažíme, aby systém nebyl jednorázová investice, ale dlouhodobě udržitelná platforma – aby si firma nekupovala software, ale partnerství, které má návratnost.

Nejde o to, aby byl ERP systém levný, ale aby dával smysl. Ale pokud se dělá bez koncepce, bez plánování a bez otevřené komunikace, stává se černou dírou na peníze.

My klientům pomáháme vidět systém jako investici, ne jako náklad. A to je zásadní rozdíl.

Chcete si ujasnit, kde má vaše firma největší slabiny v procesech a datech?

Ozvěte se nám. Podíváme se na vaši situaci konkrétně.